Nga letra dhe Excel te kartelat dixhitale

Si importohet lista e pacientëve nga Excel

Importi lexon skedarë CSV, formatin që Excel e ruan me Skedar, Ruaj si. Vlerat mund të jenë të ndara me presje ose me pikëpresje: programi i njeh të dyja.

Importin e gjeni te Cilësimet, në skedën Të dhënat e pacientëve. Pasi zgjidhni skedarin, programi lexon titujt e kolonave, ju tregon cila kolonë do të shkojë te cila fushë dhe shfaq rreshtat e parë ashtu siç do të ruhen. Asgjë nuk shtohet para se të shtypni butonin e importit.

Pacientët e rinj vendosen te një nga modelet e kartelave të klinikës, që e zgjidhni në të njëjtin ekran. Nëse në regjistrim zgjodhët specialitetin, modeli përkatës është gati që ditën e parë.

Në po atë ekran ka edhe një skedar model, me titujt që programi pret dhe një rresht shembull që e fshini para importit.

Cilat kolona njeh programi

Titujt e kolonave mund të jenë në shqip, anglisht ose italisht. Shkronjat e mëdha, ë-ja dhe shenjat e pikësimit nuk ndikojnë, ndaj Datëlindja dhe datelindja lexohen njësoj. Emri dhe mbiemri janë të detyrueshëm, kolonat e tjera jo.

Kolonat që programi nuk i njeh anashkalohen, nuk futen në fushën e gabuar. Nëse një titull lidhet gabim, e ndryshoni me dorë para importit.

• Emri: Emri, First name, Name, Given name, Nome
• Mbiemri: Mbiemri, Last name, Surname, Family name, Cognome
• Datëlindja: Datëlindja, Data e lindjes, Date of birth, DOB, Birthdate
• Gjinia: Gjinia, Gender, Sex
• Telefoni: Telefoni, Telefon, Tel, Numri, Phone, Mobile
• Email: Email, E-mail, Posta, Mail

Datat, gjinia dhe rreshtat që lihen jashtë

Datëlindja mund të jetë shkruar 31.12.1980, 31/12/1980 ose 1980-12-31. Dita lexohet e para, siç shkruhet zakonisht te ne, përveç kur vetë datat e skedarit tregojnë se muaji vjen i pari. Një skedar që i përzien të dyja mënyrat refuzohet i tëri, para se të ruhet asgjë.

Një pacient pa datëlindje importohet pa të. Një rresht pa emër ose pa mbiemër, ose me një datëlindje që nuk lexohet, lihet jashtë dhe ju tregohet me numrin e rreshtit, që ta korrigjoni në Excel dhe ta importoni sërish. Programi nuk e hamendëson një datë, sepse një datëlindje e gabuar në kartelë është më e keqe se një fushë bosh.

Gjinia lexohet nga M, F, Mashkull, Femër, Burrë, Grua, Male ose Female, dhe NB, Non-binary ose Jobinar për jobinar; një vlerë që nuk njihet ruhet si e padeklaruar. Një telefon tepër i gjatë ose një email që nuk njihet lihet jashtë, por pacienti importohet dhe ju del një shënim për atë rresht.

Një skedar mban deri në 5000 rreshta; një listë më e gjatë ndahet në disa skedarë. Nëse e importoni të njëjtin skedar dy herë, për shembull pasi u ndërpre lidhja, pacientët që janë tashmë në program me të njëjtin emër dhe datëlindje, ose me të njëjtin emër dhe telefon, nuk shtohen sërish. Çdo import mbetet në listën Importet e mëparshme.

Pëlqimi për mesazhe nuk vjen me importin

Pacientët që vijnë nga një tabelë e vjetër shënohen si pa pëlqim për t'u kontaktuar. Një kolonë në Excel nuk provon se pacienti ka pranuar, ndaj programi nuk u dërgon këtyre pacientëve asnjë email, as kujtesë kontrolli, as njoftim, derisa pëlqimi të shënohet në kartelë.

Rruga më e thjeshtë është ta pyesni pacientin kur vjen për vizitë dhe ta shënoni pëlqimin në kartelën e tij po atë ditë.

Çfarë bëni me dosjet në letër

Dosjet nuk duhen skanuar të gjitha para se të nisni. Një rrugë praktike është ta skanoni dosjen e një pacienti kur ai kthehet për vizitë, dhe ta bashkëngjitni te kartela e tij.

Te çdo kartelë mund të bashkëngjitni PDF, fotografi, përfshirë fotot HEIC të iPhone-it, ose skedarë DICOM, deri në 4 MB secili. Një letër referimi ose një analizë e fotografuar me telefon mjafton. Një PDF me fjalëkalim nuk pranohet: printojeni në një PDF të ri dhe ngarkoni atë.

Skanimet e mëdha, si një studim CBCT ose një panoramike, nuk ngarkohen si skedar. Ato mbeten aty ku janë, për shembull në Google Drive, dhe kartela mban vetëm një lidhje me emër për secilin.

Një nënshkrim i vjetër në letër mund të fotografohet dhe të futet në kartelë. Ruhet vetëm boja, pa letrën pas saj, dhe nënshkrimi etiketohet si i ardhur nga një dokument në letër.

Të dhënat mbeten tuajat: eksporti në ZIP

Kalimi në një program duhet të jetë i kthyeshëm. Te Cilësimet, në të njëjtën skedë, butoni Shkarko të gjitha të dhënat e klinikës përgatit një skedar ZIP me gjithçka që klinika mban në Medical Solutions. Nëse ju duhet vetëm lista, pacientët shkarkohen edhe si tabelë që hapet në Excel.

Eksporti punon edhe kur klinika nuk ka abonim aktiv: atëherë të dy shkarkimet dalin në faqen e pagesës. Çdo shkarkim i plotë shënohet në regjistrin e aktivitetit, dhe klinikës i kërkohet me email të konfirmojë që e bëri vetë.

• Të dhënat e çdo pacienti, si tabelë dhe si JSON
• Çdo kartelë, recetë dhe ofertë, si PDF
• Takimet e axhendës, si tabelë
• Çdo skedar i bashkëngjitur, dhe fotografitë, vizatimet e nënshkrimet në rezolucion të plotë
• Lidhjet e skanimeve që mbahen jashtë programit

Një plan për javën e parë

Një rend i thjeshtë, që e lë klinikën të punojë normalisht gjatë kalimit:

• Dita 1: regjistroni klinikën, zgjidhni specialitetin dhe plotësoni profilin e klinikës, me logon dhe kontaktet që dalin në receta dhe oferta.
• Dita 2: shtoni mjekët, shërbimet dhe listën e çmimeve.
• Dita 3: ruani listën e pacientëve nga Excel si CSV dhe importojeni.
• Dita 4 dhe 5: vendosni takimet e reja në axhendë. Pacientët e rinj mund të rezervohen vetëm me emër, para se t'u hapet kartela.
• Gjatë gjithë javës: çdo pacient që vjen merr kartelën e plotë, dhe dosja e tij në letër skanohet e bashkëngjitet.